Diese Datenschutzerklärung informiert die Nutzer*innen der Wissensmanagementplattform ILIAS des Dienstleistungszentrums Personal des Landes Schleswig-Holstein (DLZP) unter https://www.dlzp-wissen.schleswig-holstein.de über die Art, den Umfang und den Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten (im Folgenden auch kurz: Daten) im Rahmen dieses Webangebotes. Beim Weiterentwickeln unserer Internetseiten und dem Implementieren neuer Technologien können auch Änderungen dieser Datenschutzerklärung erforderlich werden. Daher empfehlen wir Ihnen, sich diese Datenschutzerklärung ab und zu erneut durchzulesen. Definitionen verwendeter Begriffe wie z.B. „personenbezogene Daten“ oder „Verarbeitung“ oder „Verantwortlicher“ finden Sie in Art. 4 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

1.1 Verantwortlicher
Verantwortlich für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist das
                                     
Dienstleistungszentrum Personal
des Landes Schleswig-Holstein
Gartenstraße 6
24103 Kiel

Tel.: +49 431 988-0
Mail: Wissen@dlzp.landsh.de
 
1.2 Datenschutzbeauftragter
Datenschutzbeauftragte/Datenschutzbeauftragter
Finanzministerium des Landes Schleswig-Holstein
-Amt für Informationstechnik-
Feldstraße 25
24105 Kiel
 
Tel.: +49 431 988-0
Mail: datenschutz@ait.landsh.de
 
1.3 Zusammenarbeit mit Auftragsverarbeitern
Die ILIAS Wissensmanagementplattform und die personenbezogenen Daten werden auf einem Server des DLZP von Dataport einer Anstalt des öffentlichen Rechts gehostet, betrieben bzw. gespeichert.
Im Sinne unserer Aufgabenwahrnehmung und den Interessen an einer effizienten und sicheren Bereitstellung des Webangebotes nehmen wir von unserem Auftragsverarbeiter folgende Leistungen in Anspruch:

• Infrastruktur- und Plattformdienstleistungen,
• Betrieb und Support des für das DLZP bereitgestellten Servers,
• E-Mail-Dienste,
• Datensicherung,
• Durchführung von Updates und Upgrades.

Hierbei verarbeiten wir bzw. unserer Auftragsverarbeiter:

• Bestandsdaten
• Kontaktdaten,
• Inhaltsdaten,
• Vertragsdaten,
• Nutzungsdaten sowie
• Meta- und Kommunikationsdaten

von Nutzer*innen unserer Onlineangebote.
Vorgenannte Leistungen werden erbracht von Dataport AöR, https://www.dataport.de, als weisungsgebundener Auftragsverarbeiter.
  
1.4 Personenbezogene Daten
Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt – insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung – identifiziert werden kann.

2.1 Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Bei jedem Aufruf unserer Internetseiten erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners, erfasst werden folgende Daten:

• Browsertyp und Browserversion
• verwendetes Betriebssystem
• Referrer URL
• Hostname des zugreifenden Rechners
• Uhrzeit der Serveranfrage
• IP-Adresse

  
2.2 Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung dieser Daten (Logfiles, Protokolldatei) ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
 
2.3 Zweck der Datenverarbeitung
Die Speicherung der Daten durch das System ist notwendig, um eine Auslieferung der Webseite an den Rechner der Nutzer*in bzw. des Nutzers zu ermöglichen.
Die IP-Adresse wird im Logfile des Loadbalancers erfasst. Dies dient der Sicherstellung des Betriebs und dem Schutz vor Angriffen (z.B. DDOS).
 
2.4 Dauer der Speicherung
Die Logfiles werden nach 30 Tagen gelöscht. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. 
 
2.5 Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
Das Erfassen der Daten zur Bereitstellung der Webseite und das Speichern der Daten in Logfiles ist für den Betrieb der Internetseite zwingend erforderlich. Es besteht folglich seitens des Nutzers keine Widerspruchsmöglichkeit.
 
2.6 Weitergabe personenbezogener Daten
Daten, die beim Zugriff auf die Internetseite des DLZP protokolliert worden sind, werden an Dritte außerhalb des DLZP-Servers nur übermittelt, soweit wir gesetzlich oder durch Gerichtsentscheidung dazu verpflichtet sind oder die Weitergabe im Falle von Angriffen auf die Internetinfrastruktur des DLZP zur Rechts- oder Strafverfolgung erforderlich ist. Eine Weitergabe zu anderen nichtkommerziellen oder zu kommerziellen Zwecken erfolgt nicht.

3.1 Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Für Angehörige des DLZP erfolgt die Autorisierung als registrierte Nutzer*innen für den Zugang zu ILIAS durch die ILIAS-Administration im DLZP. Bei der Anmeldung der Nutzer*innen werden folgende Daten erfasst:

• Benutzername
• Vorname
• Nachname
• dienstliche E-Mail-Adresse.

Weitergehende personenbezogene Daten werden nur erfasst, wenn der/die Betroffene diese Angaben freiwillig im Rahmen der Kommunikation innerhalb des Wissensmanagementsystems preisgibt. Wir machen Sie darauf aufmerksam, dass wir keine Verantwortung für personenbezogene Daten übernehmen, die Sie freiwillig im Nutzerprofil, in Foren, in von Ihnen erstellten Wissensinhalten oder in ihrem Portfolio hinterlassen.

Folgende Formularfelder können im Nutzerprofil („Persönliche Daten und Profil“)  freiwillig ausgefüllt werden:

• Geburtstag
• Profilbild
• Abteilung
• Telefon Arbeit
• Fax

 
Bei jedem Zugriff einer Nutzer*in bzw. eines Nutzers auf eine Seite des ILIAS des DLZP und bei jedem Abruf einer Datei werden Daten über diesen Vorgang vorübergehend in einer Protokolldatei erhoben, gespeichert und verarbeitet.
 
3.2 Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Rechtsgrundlage für die Speicherung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
 
3.3 Zweck der Datenverarbeitung
Die personenbezogenen Daten der Nutzer*innen auf der Wissensmanagementplattform ILIAS des DLZP werden zu den Zwecken der Identifikation, der Nutzung und Erstellung von Inhalten und der Sicherung und Verbesserung der Qualität verarbeitet. Die Angabe dieser Daten ist zum wirkungsvollen Betrieb erforderlich. Ohne diese Angaben sind eine Nutzung des Wissensmanagementsystems sowie dessen Inhalten nicht möglich. Ihre personenbezogenen Daten werden nicht mit anderen Daten verknüpft oder abgeglichen, sondern nur zu diesem Zweck verwendet.
 
3.4 Dauer der Speicherung
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für das Erreichen des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind.
 
3.5 Weitergabe personenbezogener Daten
Daten, die beim Zugriff auf die Internetseite des DLZP protokolliert worden sind, werden an Dritte außerhalb des DLZP-Servers nur übermittelt, soweit wir gesetzlich oder durch Gerichtsentscheidung dazu verpflichtet sind oder die Weitergabe im Falle von Angriffen auf die Internetinfrastruktur des DLZP zur Rechts- oder Strafverfolgung erforderlich ist. Eine Weitergabe zu anderen nichtkommerziellen oder zu kommerziellen Zwecken erfolgt nicht.
Die von Ihnen eingegebenen persönlichen Informationen verwenden wir nur zu dem von Ihnen gewünschten Zweck. Eine Übermittlung an Dritte zu anderen Zwecken erfolgt nicht.

Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie betroffene Person im Sinne der DSGVO und es stehen Ihnen folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen zu:

5.1 Auskunftsrecht – Art. 15 DSGVO
Gemäß Artikel 15 DSGVO können Sie eine Bestätigung darüber verlangen, ob personenbezogene Daten verarbeitet werden, die Sie betreffen. Liegt eine solche Verarbeitung vor, können Sie über folgende Informationen Auskunft verlangen:

• die Verarbeitungszwecke,
• die Kategorie der personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden,
• die Empfänger bzw. die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder noch werden,
• die geplante Speicherdauer,
• das Bestehen eines Rechts auf Berichtigen oder Löschen,
• das Bestehen eines Rechts auf Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch gegen diese Verarbeitung,
• das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde,
• alle Informationen über die Herkunft Ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie
• das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten.

Wenn Sie von Ihrem Recht auf Auskunft Gebrauch machen wollen, wenden Sie sich bitte an die Verantwortliche bzw. den Verantwortlichen des DLZP. Die Kontaktdaten sind oben genannt.
 
5.2 Recht auf Berichtigung – Art. 16 DSGVO
Gemäß Artikel 16 DSGVO haben Sie ein Recht auf unverzügliche Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten.
Sollten Sie nicht korrekte oder unvollständige Sie betreffende Angaben entdecken, die nicht durch Sie korrigiert werden können, wenden Sie sich bitte an die Verantwortliche bzw. den Verantwortlichen des DLZP.
 
5.3 Recht auf Löschung – Art. 17 DSGVO
Gemäß Artikel 17 DSGVO hat die betroffene Person das Recht zu verlangen, dass sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, und die Verantwortliche bzw. der Verantwortliche ist verpflichtet, personen­bezogene Daten unter bestimmten Umständen unverzüglich zu löschen. Dies trifft zu,

• wenn die personenbezogenen Daten für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr erforderlich sind,
• wenn eine Einwilligung widerrufen wird und eine anderweitige Rechtsgrundlage fehlt,
• wenn die betroffene Person einen berechtigten Widerspruch eingelegt hat,
• wenn die personenbezogenen Daten unrechtmäßig verarbeitet werden.

 Sollten Sie von diesem Recht auf Löschen Gebrauch machen wollen, wenden Sie sich bitte an die Verantwortliche bzw. den Verantwortlichen im DLZP. Wir werden dann prüfen, ob Umstände zum unverzüglichen Löschen vorliegen. Sie erhalten danach eine Nachricht über das Ergebnis.
 
In der Konsequenz der Löschung eines Nutzerprofils werden alle personenbezogenen Daten aus der Referenztabelle des Benutzerobjekts gelöscht. Inhalte, die die Person mit dem gelöschten Nutzerprofil im Wissensmanagementsystem hochgeladen bzw. angelegt hat, z.B. Dateien oder Wissensmodule, verbleiben im System, jedoch werden die Bezüge auf die Person gelöscht. Ausnahmen sind direkte Ansprachen oder Angaben in Foren, die einen Rückschluss auf die betroffene Person erlauben können. Diese werden nicht gelöscht. 

5.4 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung – Art. 18 DSGVO
Gemäß Artikel 18 DSGVO hat eine betroffene Person das Recht, unter bestimmten Voraussetzungen die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen.
Diese bestimmten Voraussetzungen sind:

• Die Richtigkeit der personenbezogenen Daten wird von der betroffenen Person bestritten;
• Die Verarbeitung ist unrechtmäßig und die betroffene Person lehnt die Löschung der personenbezogenen Daten ab;
• Der Verantwortliche benötigt die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger, die betroffene Person benötigt sie jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen;
• Die betroffene Person hat Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Artikel 21 Absatz 1 DSGVO eingelegt und es steht noch nicht fest, ob die berechtigten Gründe des Verantwortlichen gegenüber denen der betroffenen Person überwiegen.

Sollten Sie von diesem Recht Gebrauch machen wollen, wenden Sie sich in allen Fällen an den Verantwortlichen des DLZP und beantragen die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten oder bestimmter Einzeldaten. Geben Sie dabei bitte die Voraussetzung an, unter der Sie dies tun. Sie erhalten nach Bearbeiten Ihres Antrags eine Benachrichtigung über das Ergebnis.
 
5.5 Recht auf Datenübertragbarkeit – Art. 20 DSGVO
Das Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Artikel 20 DSGVO gibt betroffenen Personen einen Anspruch, eine Kopie der sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem üblichen und maschinen­lesbaren Dateiformat zu erhalten.
Dieses Recht gilt nicht für die Wahrnehmung von Aufgaben, die in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde. Dies trifft auf die automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten durch das DLZP zu.
 
5.6 Widerspruchsrecht – Art. 21 DSGVO
Gemäß Artikel 21 DSGVO hat eine betroffene Person das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch einzulegen gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstaben e oder f erfolgt. Der Verantwortliche verarbeitet dann die personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, er kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient dem Geltendmachen, Ausüben oder Verteidigen von Rechtsansprüchen.
 
In dieser Anwendung werden personenbezogene Daten nach Artikel 6 Abs.1 lit. e DSGVO verarbeitet. Diese sind erforderlich für die Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse und in Ausübung öffentlicher Gewalt, die dem DLZP übertragen wurde. Das DLZP ist eine Behörde des Landes Schleswig-Holstein und ist in Aufgaben, Struktur und Rechten nach den Maßgaben des schleswig-holsteinischen Landesrechts organisiert.

5.7 Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung – Art. 7 Abs. 3 DSGVO
Gemäß Artikel 7 Abs. 3 DSGVO haben Sie das Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung. Dieses Recht gilt jeweils mit Wirkung für die Zukunft.
 
5.8 Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde – Art. 77 DSGVO
Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs haben Sie das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes wenden oder an

Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein
Postfach 71 16
24171 Kiel

Mail: mail@datenschutzzentrum.de